退職を決めたはいいけれど、
上司に退職するって言いづらいな…
と、なかなか言い出せずに悩んでいる方もいますよね。
この記事では、円満退職を目指す方に実践してほしい上司への退職意思の伝え方を解説します。
また、多くの方が対応に困ってしまう「引き止め」に対する心得も記載していますので、ぜひ読んでいってください。
私自身も、退職の流れの中で非常にストレスだったのが「上司へ退職を伝えること」でした。
みどりあの時こうすればよかった…という失敗談も記載しています。
これから退職を伝える方の参考になれば嬉しいです。
退職交渉における心得
まず退職交渉をする前に、心得ておいてほしいポイントが３つあります。
- 退職の意思は1か月半前には伝える
- 直属上司に口頭で伝える
- 現職にとどまらない覚悟を持つ
退職の意思は１か月半前には伝える
民法では２週間前までに退職の意思を伝えればよいとされていますが、多くの企業の就業規則には「退職の１か月前まで」などと記載されています。
必ずご自身の勤め先の就業規則を確認し、引継ぎ期間や有休休暇日数などを想定した上で、遅くとも退職希望日の１か月半前には伝えるようにしましょう。
直属上司に口頭で伝える
退職を最初に伝える相手は、直属の上司です。
直属上司には伝えづらいからと、上位上司や同僚など、直属上司以外に先に話すのは避けましょう。
その人から直属上司の耳に入る場合があるからです。
第三者から聞かされる部下の退職は上司の心証を悪くし、関係が悪化してしまうおそれがあるので、必ず最初は直属上司に伝えましょう。
顔を見ては言いづらいから、メールで伝えたいな…
その気持ちもわかりますが、メールでは自分の意図が正しく伝わらない恐れがあります。
また、表情を見ながら話すことで、気持ちが伝わりやすく早く納得してもらいやすくなります。
まずはメールや電話でアポイントを取ったうえで、直接顔をみながら口頭で伝えることが、スムーズに退職するコツとなります。
現職にとどまらない覚悟を持つ
退職交渉をすると、ほとんどの人が上司から引き止められます。
「給料を上げるから」「好きな仕事ができるようにするから」などと、環境改善の提案を受けることでしょう。
ただ、どんな好条件を出されたとしても、退職の決意は崩さないことが大切です。
もし引き留められて残ったとしても、環境改善の提案が必ず実現するわけではありません。
また、「一度退職の意思を示した人」と上層部に知られることになり、その後の出世など会社生活に全く影響がないとは言いきれません。
引き止められて残っても、「あの時辞めればよかった」と思う人が多くいます。
退職の意思を伝えるなら、最後まで貫き通す覚悟を持ちましょう。
みどり「引き止められたら揺らぐかも」という場合は、退職の話はもう少し待ってみてもいいかもしれませんね
退職交渉前の準備
退職を伝える前にしておくべきことは以下４点です。
- 希望する退職時期を決める
- 引き止められない退職理由を考える
- 伝えるタイミングを決める
- 直属上司にアポイントメールを送る
希望する退職時期を決める
退職を伝える際に必ず決めておきたいのが、自身が希望する退職時期です。
「いつか辞めたいと思っていまして…」という切り出しでは、いつまでたっても辞められません。
円満に退職したいのであれば、退職時期はご自身の希望だけで決めず、仕事の繁忙期も意識して検討することをお勧めします。
なお、転職先がない場合は12月退職がおすすめです。詳細は以下の記事をご参照ください。
引き止められない退職理由を考える
円満かつスムーズに退職する上で、一番考えてほしいのが退職理由。上司が最も気にするポイントでもあります。
退職理由を考える上でのポイントは３つです。
- 個人的かつ前向きなもの
- 会社への不満は引き止めに合うのでNG
- 退職理由を考える方法
個人的かつ前向きなもの
退職理由は、
- この会社ではできない、やってみたい仕事がある
- これまでのスキルを活かし、個人事業主としてチャレンジしたい
など、今の会社では実現できず、自身のキャリアやライフプランのために必要な決断とすると、上司の納得感を得られます。
または、
- 家庭の事情
（パートナーの転勤や親の介護） - 体調不良
など、会社ではどうすることもできない理由であれば上司も受け入れざるを得ないでしょう。
このように、退職理由は個人的であったり、前向きであることが重要です。
会社への不満は引き止めに合うのでNG
給料面や仕事面など会社への不満を理由にすると、改善策を提示されて引き止められることになるので注意が必要です。
例えば、以下のようなやり取りが想定されます。
部下人間関係がよくないので…
直属上司チームメンバーを変更するよ。希望すれば異動もできるし
部下仕事が合いません
直属上司もう少し続ければ楽しくなるよ
上司としても、部下が辞めるのは非常に痛手ですので、なんとか辞めないでいてくれるようあの手この手を尽くします。
引き止めが始まると時間がかかる上、結果的に希望する時期での退職ができなかったり、何度も面談をすることになるので避けるようにしましょう。
退職理由を考える方法
上記を踏まえて、上司に伝える退職理由は、以下の手順で考えておきましょう。
- 退職理由を書き出す
- ネガティブなものでも、本音で書き出してみる
- 個人的かつ前向きな理由に変換する
- 建前でもいいので、伝えやすいものに変換する
- 第三者目線で確認してみる
- この理由で直属上司が納得するか、改善策を提示できないものかという視点で確認する
円満に退職するには、本音ではネガティブな理由の場合でもそのまま伝えることはせず、嘘ではない程度に建前の理由を用意しておきましょう。
退職理由の真偽まで直属上司は突き詰めてこないと思いますが、全くのウソで作り上げた理由の場合はどこかでボロが出る可能性もあります。
その後付き合いが少しでもある場合、嘘が判明すると不都合があるような理由は使わないようにしておきましょう。
みどり上司以外にも、同僚やプロジェクトメンバーなど様々な関係者に退職理由を聞かれるので、言いやすいものを用意しておくと便利です。
「一身上の都合」として退職理由を明らかにしないという手もあります。
ただし、直属上司はもっと具体的な理由を聞きたがるもの。
聞かれた時のためにも、建前上の理由は用意しておきましょう。
筆者の失敗談
ここで私の失敗談をご紹介します。
退職理由をあまり熟慮せず、
みどり仕事と育児の両立が難しいので退職したいです
とありのままに伝えたところ、
上司業務量減らすから、もう少し考えて
と、上司から引き止めに合ってしまいました。
上司は面談後、実際に業務量を調節し、私の負荷を減らしてくれました。（その分上司が業務をこなしていたようです）
ただ、私の退職意思は揺らがなかったので、上司にそんな努力をしていただくのが非常に申し訳なかった…。
その後も一貫して退職の意思を伝え続け、最終的に上司が受け入れてくれたのは初めて退職の意思を伝えてから２か月後。
そのため当初希望していた退職時期が３か月ほど遅れました…。
両立が難しいというような後ろ向きなものではなくて、「今は家庭に比重を置きながら、新しいキャリアに向けて挑戦したい。」と伝えればよかったかなと思っています。
伝えるタイミングを決める
希望退職時期や理由が固まったら、いつ上司に伝えるかを考えましょう。
私がおすすめするタイミングは、就業時間後です。
退職の話はどの程度話が長引くか予想がつきませんので、就業時間外で業務と切り分けたタイミングが安心です。
また、急に部下から退職話をされると上司も少なからずショックを受けるものです。
始業前や日中では、その後仕事に集中できなくなる可能性があります。
退職を伝えたあなた自身も、「上司は誰かに伝えるんだろうか」など、上司のその後の動きが気になり、その日は集中できなくなる可能性があります。
就業時間後に話をすると、そのまま帰宅となり気持ちの切り替えもできるのでおすすめです。
なお、退職の話は非常にセンシティブな話ですので、会議室を取ることをお勧めします。
他に同僚などがいないタイミングで話をするようにしましょう。
上司へのアポイントメールを送る
準備が整ったら、直属上司へ面談時間をもらうためのメールを送ります。
面談希望日前日くらいに、「話があるので時間をいただきたい」としてお願いしましょう。
あまり早めに予定をとると上司は、
上司何の件だろう、気になる…
と不安になるので、予定が空いているようであれば直近にお願いしてみるのが良いでしょう。
以下は、私が送った時のメール文です。
件名：面談のお願い
〇〇さん
お疲れ様です、△△です。
折り入ってお話したいことがありますので、●月●日✖時から30分ほどお時間いただけますでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
当時はコロナ渦で在宅勤務。Zoomでの面談が基本でしたので、上記のように簡単な内容で送りました。
出社されている方は会議室も手配した上で依頼を出すようにしましょう。
退職交渉の当日
退職を伝える時に気を付けたいポイントは３点
- 落ち着いた態度で、「相談」ではなく「報告」として話す
- 感謝の気持ちも伝える
- 引き止めに合っても毅然とした態度で
落ち着いた態度で、「相談」ではなく「報告」として話す
退職の話をするときはとても緊張すると思いますが、なるべく平常心を心がけ、落ち着いた態度で挑むようにしましょう。
部下お忙しい中ありがとうございます
と、まずはお時間をいただいたことにお礼を伝えた上で、
部下突然で申し訳ありませんが、退職したくお時間をいただきました。
と切り出しましょう。
きっと上司は驚くはずですが、上司がいったんこの場の趣旨を理解してから、
部下〇月末ごろに退職したいと思っています。理由としては●●●です。
と伝えます。
お詫びの言葉から入りつつも、退職は決定事項という意思が伝わる言い方をすることが重要です。
また、意思を強く伝えるのはよいのですが「絶対に〇月〇日で退職します」「転職先が決まっているので、○日以降は出社できません」など、退職日を断言することは避けるべきです。
「会社の都合を考えていない」と受け止められる可能性もあるため、「〇月末ごろに退職したい」と伝えるのがおすすめです。
なお、仕事の引継ぎなどを考慮し、こちらの希望よりも少し退職日を伸ばしてほしいといわれた場合には、可能な範囲であれば柔軟に対応しましょう。
感謝の気持ちやお詫びを伝える
上司へ退職を伝える際は、退職理由を話すだけではなく、感謝の気持ちや自分が退職することによって上司やチームメンバーへ影響が出ることへのお詫びも伝えることが大切です。
退職が個人の意思によるものである場合、少なからず会社に迷惑をかけてしまうものです。
これまでお世話になってきたことに対して感謝の言葉をきちんと伝えることが、円満退職につながります。
引き止めにあっても毅然とした態度で
退職理由がしっかりしたものでも、一度は引き止めに合うと思います。
早めに退職を了承してもらうことがスムーズな退職に向けて重要ですので、引き止めにあっても毅然とした態度で対応しましょう。
引き止めに対する回答例
もし、以下のような引き留めに合ったら、解答例のように伝えてみてください。
上司今のプロジェクトの完了までか、後任者が出るまで待ってもらえないか？
部下マニュアルをしっかり作り、次のメンバーに引き継げるよう準備しておきます。
上司待遇（給与や業務量）を改善するから考え直して。
部下待遇面が理由でありません。
改めて話したいと言われたら次のアポをすぐにとる
上司急だったから、また時間をとって改めて本件について話し合いましょう。
面談時間が足りずその場で退職を了解いただけなかった場合、このように提案されると思います。
部下では、明日の〇時はいかがですか？
その場で引き止め案を考えられない場合、上司は時間を引き延ばしたいと考えるものです。
「また別の機会で改めて話しましょう」と言われたら、次のアポをその場で取り、退職を最短で了承してもらえるように調整するようにしましょう。
私の失敗談
上司に初めて退職の意思を伝えた時、面談時間が足りず「また別の時に改めて話しましょう。」と言われました。
退職意思を伝えたことに満足していた私は、「次回の1on1（定期面談）で話そう」と思い、特に次の機会を設けずにその場を終えました。
しかし、1on1が延期になったり面談する時間が取れないまま時が過ぎ、結局は１か月間放置。
あの時すぐに次の時間を決めておけばよかったと後悔しています。
みどり了承してもらえるまで、退職について話す機会をこまめに取りましょう。
退職交渉の後
それまで上司部下で良好な関係を築いていても、退職時にトラブルになるケースが少なからずあります。
自分は退職を伝えたつもりでも、上司が会社や関連部署に伝えていなかったということも。
それに対して、自分の行動の証拠を残しておくことが効果的です。
退職の意思を伝えたという証拠として、面談後に以下のように上司へメールしておくことをお勧めします。
〇〇さん
△△です。
先ほどは突然の退職の報告となり失礼いたしました。
改めて、〇月末で辞めさせていただきたい旨メールでもお伝えさせていただきます。
もし、面談で退職を受け入れてもらっていたら、「退職願／退職届」などの会社所定のフォーマットを添付するようにすると更に良いでしょう。
まとめ
退職を決意したら、上記準備をしっかり行ったうえで、早めに直属上司へ伝えるようにしましょう。
会社と個人が歩み寄り、良い関係性で退職を実現できれば、
- アルムナイ採用での咲き戻り
- 個人事業主となる場合は仕事の声をかけてもらえる
などの可能性があります。
退職後に気持ちよく次のスタートを切るためにも、理想的な退職を目指して頑張りましょう。
応援しています！