退職までの流れと必要な社内手続き【スムーズに進めるコツ】

正社員として勤めていた会社を初めて退職する場合、どういう流れになるか不安になりますよね。

そんな方のために、最近正社員を辞めてフリーランスになった筆者の経験を含め、退職を決めてから退職日を迎えるまでの流れや社内手続きをご紹介します。

最後に、私自身の実際の退職までのスケジュールもご紹介します。

これから退職する方の参考になれば嬉しいです。

退職希望日を決める

退職を進めるために、まずは退職希望日を決めます。

転職先がある場合は、先方の希望も加味して決めるのであまり悩むことはないと思います。

しかし、退職後に自営業やフリーランス、専業主婦になる場合は退職日で悩んでしまう方が多いのではないでしょうか。

私は、退職希望日は以下３点を考慮して決定しました。

一つずつ見ていきましょう。

退職手続きの期限や関係制度のルール

まず、退職にあたって必要な手続き・期限・関係制度のルールなどを会社の就業規則等で確認します。

就業規則とは、賃金や労働時間など、雇用主と労働者の間の雇用に関するルールを定めたものです。

退職手続きの期限

一番大切なのが、いつまでに退職願を提出する必要があるのかを確認しておくことです。

就業規則や社内ページに、

というような文言が記載されています。

期限を過ぎてしまうと希望退職日に退職できなくなる可能性ありますので、ここは必ず確認しましょう。

退職願のフォーマットの有無、記載内容なども確認しておくと安心です。

有休取得の制約条件

有休がたくさん残っている場合、どうせなら使い切って退職したいですよね。

退職時のトラブルとしてよく聞くのが、「有休を消化させてもらえなかった」ということです。

退職直前に有休消化を考えている場合、以下のような文言が明記されていないか確認しましょう。

決められたルールに沿っていれば取得を断られることはありませんので、しっかり確認しておきましょう。

賞与や退職金等の支給条件

収入面で損をせずに退職するため、予め確認しておきたいのが賞与や退職金などの支給条件や支給額の決定方法です。

などと明記している企業が多くあります。

特に、２点目については、「退職することを賞与支給前に伝えてしまい、支給額を減らされた」という声も聞きますので、その場合は賞与査定が終わったころを見計らって退職を申し出ると良いですね。

また、退職金は、在籍年数を考慮して支給する場合が多いので、

ということにならないよう、ご自身の支給予定額を確認しておきましょう。

また、福利厚生関係で給付金を受け取れる場合、申請タイミングについても確認することをお勧めします。

引継ぎ期間の想定

ご自身の役職や業務量などによって引継ぎ期間は異なりますが、だいたい２週間～１か月と見積もっておきましょう。

会社によっては引継ぎルールを設けている場合もありますので、こちらも確認が必要です。

有給取得期間の想定

残りの有給休暇のうち、退職までに何日間取得したいのかを明確にします。

有給休暇取得のルールを確認したうえで、取得可能な範囲で希望を決めておきましょう。

上司へ退職を申し出る

ご自身の退職希望日が決まったら、期間に余裕をもって上司へ退職を申し出ます。

その時に上司へ伝えておくべき項目は以下３つです。

退職理由

退職理由は退職を伝える上で最も大切なポイントとなります。

上司に伝える前に、なぜ自分が退職したいのかについて、しっかりと棚卸しましょう。

思いつく退職理由をいくつか書き出してみてください。

会社への不満が一番に出てくる方もいるかもしれませんが、会社への不満を理由にすることはおすすめしません。

例えば、「人間関係がうまくいかない」などの理由の場合、「業務アサインを変更するから」などと引き留められる可能性があります。

私は

と伝えたら

と引き留められました。

一度引き留めに合うと、その後何度か面談をすることになり、退職日が長引いてしまう可能性があります。

円満退職やスムーズな退職を希望する場合は、「今の会社では実現できないこと」かつ、「自身のキャリアやライフプランのために必要な決断」であるということを伝えることをお勧めします。

退職理由の真偽まで上司は突き詰めて聞かないと思います。

なるべく引き留められないような内容を考え、退職の意思を伝えるようにしましょう。

退職希望日

退職希望日についても、「なぜその日なのか」を説明できるとより納得感を得られます。

特に転職先が決まっていない場合、

とお願いされる可能性もあります。

「〇月から新しい仕事を立ち上げる予定で進めているため」など、きちんと説明するようにしましょう。

有休取得希望の有無

残っている有休を消化したい場合は、

とはっきりと伝えましょう。

私は、退職して迷惑をかけてしまうという申し訳なさから、

と伝えていました。

この、「可能であれば」という表現。これがよくなかったです。

私が退職するからといって仕事がなくなるわけではないので、最後の１か月もいくつか仕事をお願いされてしまいました。

最終月は、休暇の間に出社が入り、なんだか落ち着きませんでした。

有休取得については、より強い意志をもって伝えることが大切ですよ。

退職届を提出する

退職届は、会社規定の方法で提出します。

退職日など、記載漏れや記入ミスがないように注意しましょう。

引継ぎを行う

引継ぎは計画的に、余裕をもって進めるようにしましょう。

具体的な流れは以下です。

業務一覧の作成

現在担当しているものや、これから担当するはずだったものなど、後任者へ引き継ぐ必要がある業務をすべて書き出します。

書き出した業務は大きな項目ごとに仕分け、更に細かい業務を書き出しましょう。

引継ぎ先を決める

一覧表にした各業務の引継ぎ先を上司と相談します。

「まとめて一人に引き継ぐ」「分散して引き継ぐ」など様々なケースがあります。

引継ぎ先がない場合、いったん上司にすべて引き渡す場合もあります。

引継ぎスケジュールを決める

引継ぎ先が決まったら、後任者との引継ぎのスケジュールを決めます。

引継ぎ期間に後任者と一緒に作業する時間が取れそうなものは、その業務のスケジュールも意識して決めましょう。

引継ぎマニュアルの作成

各業務についての進め方や進捗状況を記載したマニュアルを作成します。

特に、進行中の案件については経緯や今後の予定についてしっかり記載するようにしましょう。

業務の関係者や関連資料、利用するシステムのID・PWなども忘れずに記載します。

引継ぎを行う

引き継ぎマニュアルが完成したら、実際に後任者へ引き継ぎを行います。

マニュアルを共有し、重要なポイントや注意事項を説明します。

可能であればマニュアルをもとに実際に業務を行ってもらい、分かりにくい点や不足情報はないかをチェックできると、より確実に引継ぎを行えます。

担当者変更の連絡を行う

業務の関係者へ、担当者変更をお知らせします。

メールでの連絡の際にはCCを後任者に入れると良いでしょう。

フォローアップ期間を設ける

引継ぎが終わった後も一定期間、引き継いだ業務に関するフォローアップとサポートを行います。

関係者へ挨拶する

業務上の関係者へは、退職の２週間前前後に行います。

退職のあいさつと同時に後任者を紹介しておくと、安心して後任者も進めることができます。

直接挨拶に行く場合は後任者にも同行してもらいます。

メールでの連絡の場合は写しに後任者を入れておくとよいでしょう。

なお、取引先など社外の関係者へは退職の旨を伝えるだけで、退職の理由や転職先は具体的に伝えないのがマナーです。

その他、お世話になった先輩や同僚への挨拶は、退職の直前や最終日に行うことが一般的です。

報告先が多い場合は、事前にメールなどで下書き作成しておき、退職時に一斉送信できるよう準備しておくと良いでしょう。

有給休暇を消化する

退職までにまとめて有休を消化するには、2つのタイミングが考えられます。

引き継ぎ状況や有休の使い方によってタイミングを決めましょう。

最終出社日の前に消化する場合

引き継ぎを終えたら休暇に入り、退職日に挨拶や荷物の片付けのために最終出社します。

貸与されたパソコンや携帯電話など、会社に返却するものを最終出社日にまとめて返却できる点がメリットです。

最終出社日の後に消化する場合

最終出社日に挨拶をして有休消化に入り、そのまま出社せず退職します。

休暇に入った後は出社することがないため、気持ちの切り替えがしやすくなるのがメリットです。

ただし、健康保険証など退職日まで必要となる書類は、郵送で返却するなどの対応が必要になります。

会社の備品や健康保険証を返却する

退職日や最終出社日に、会社から貸与された備品などを会社へ返却します。

返却が必要な代表的なものは以下の通りです。

返却物について、忘れがちなのが健康保険証です。

健康保険証は会社在籍日まで利用することができますが、退職日の翌日から利用不可となります。

退職日に出社しない場合は、会社指定の方法で確実に健康保険証を返却するようにしましょう。

まとめ：私の退職までのスケジュールと反省点

退職を決めたら、退職日までのスケジュールを早めに立て、計画通り進めることが大切です。

「数か月先だから」と思っていても、案外早くその時は来るものです。

以下は、私のケースです。

退職までの流れを初めて経験してみての反省点は２点。

自己都合での退職は職場に迷惑をかけるもの、と気を使いすぎたのがよくなかったと反省しています。

皆さんは私と同じような状況にならないよう、事前準備をしっかりして、後悔のない退職日を迎えてください。